Training Time Management

Ik werkte zes jaar lang met een agenda die altijd vol zat en een inbox die nooit op nul kwam. Elke vrijdag dacht ik: volgende week pak ik dat ene project op. Het kwam er nooit van.

Op deze trainingsdag leerde ik dat mijn agenda vooral werd gevuld door anderen. Ik had nooit zelf blokken geclaimd voor mijn eigen belangrijke werk. De eerste oefening was confronterend: alle uren in mijn week labelen op urgent versus belangrijk. Bijna alles zat in 'urgent maar niet belangrijk'.

De trainer hielp me drie blokken voor geconcentreerd werk in mijn week te plaatsen voor de twee weken erna. Hij liet me ze ook gelijk in mijn agenda zetten. Wat ik niet had verwacht: dat ik die blokken ook écht zou afmaken.

Twee maanden later: dat ene project is af, mijn inbox check ik twee keer per dag, en ik werk vanuit prioriteit in plaats van vanuit drukte.

We zijn een team van twaalf en hadden last van vergader-moeheid. Iedereen klaagde, niemand veranderde wat. De training had ik ingeschreven voor mezelf, maar wat ik leerde nam ik direct mee terug.

De vergaderdiscipline-checklist was de eye-opener. Drie simpele regels: elke meeting heeft een agenda als vraag, een tijdslimiet die je bewaakt, en eindigt met een besluit of een actie. Geen daarvan deden wij standaard.

Ik heb in mijn team voorgesteld het twee weken te proberen. Niemand had bezwaar. Resultaat na een maand: gemiddeld 4 uur per persoon per week minder in meetings, en de overgebleven meetings voelden zinniger.

De ROI van die ene trainingsdag heb ik in de eerste twee weken al terugverdiend.

Ik checkte mijn inbox zeker twintig keer per dag. Mail was mijn standaard-tabblad. Ik dacht dat dat hoorde bij mijn werk als accountmanager.

De trainer stelde een experiment voor: één week twee vaste momenten, om 11:00 en 16:00. Daartussen inbox dicht. Ik had het bijna afgewimpeld omdat ik dacht dat klanten dat niet zouden pikken.

De eerste dag was zwaar. De tweede dag merkte ik dat klanten gewoon belden als er écht haast was. De rest kon prima wachten op mijn touch-points. Eind van de week had ik drie uur per dag teruggewonnen.

Wat ik er ook bij heb geleerd: het verschil tussen 'dringend voor de afzender' en 'dringend voor mij'. Vaak is dat niet hetzelfde, en is mijn agenda niet de plek waar dat onderscheid wordt gemaakt.